Rechnungslotse: deutsche E-Rechnung

Liest die Stammdaten des Betriebs, zu dem der Zugang gehört: Anschrift, Steuernummer, Bankverbindung.

Erklärt eine Regel-ID aus einer Prüfmeldung (z. B. BR-08, BR-CO-15, PEPPOL-EN16931-R053): was die Regel verlangt, welche Geschäftsfelder betroffen sind, die häufigsten Ursachen, die Schritte zur Behebung, was der Empfänger sieht und was zu tun ist, wenn die Rechnung schon versendet wurde. Ohne Angabe listet es alle erklärten Regeln auf.

Prüft die beiden Umsatzgrenzen der Kleinunternehmerregelung in der ab 2025 geltenden Fassung: Vorjahr höchstens 25.000 €, laufendes Jahr höchstens 100.000 €. Sagt, ob die Regelung dieses und nächstes Jahr noch gilt – und dass sie bei Überschreiten der 100.000 € sofort endet, nicht erst zum Jahreswechsel.

Sucht in der Kundenkartei des Kontos und gibt die vollständige Anschrift zurück. VOR jedem rechnung_erstellen zu benutzen, wenn der Empfänger schon einmal beliefert wurde – die Anschrift ist eine Pflichtangabe nach § 14 UStG und darf nicht aus dem Gedächtnis stammen.

Schreibt eine erbrachte Leistung auf einen Kunden – Stunden, Material, Pauschalen, Fahrtkosten. Sie bleibt offen, bis sie abgerechnet wird. Preis und Steuersatz kommen aus dem Artikel, wenn einer genannt ist; mitgegebene Werte haben Vorrang. Für mehrere Posten dieses Werkzeug MEHRFACH aufrufen – es gibt bewusst keinen Stapel, damit jeder Posten einzeln zurückgemeldet wird.

Macht aus den offenen Leistungen EINES Kunden eine geprüfte E-Rechnung (XRechnung, PDF, ZUGFeRD). Ohne leistung_ids werden alle offenen Posten des Kunden im Zeitraum genommen. Gleiche Leistungen werden zu einer Rechnungsposition zusammengefasst; die Aufschlüsselung je Tag steht als Anlage „Leistungsnachweis“ im PDF. Eine Leistung kann nie auf zwei Rechnungen landen. Gleiche vorgangsnummer = gleiche Rechnung (Idempotenz). Zählt gegen das Monatskontingent.

Zeigt, was erfasst und noch nicht in Rechnung gestellt ist – einzeln oder als Summe je Kunde. Für „was habe ich diesen Monat noch nicht abgerechnet?" und als Vorschau vor dem Monatsabschluss. Die Summen sind auf den Cent dieselben wie auf der späteren Rechnung.

Zerlegt eine Leitweg-ID in Grobadressierung, Feinadressierung und Prüfziffer, rechnet die Prüfziffer nach MOD 97-10 nach und findet Zahlendreher.

Nennt die Rechnungen, deren Zahlungsziel abgelaufen ist, mit Tagen seit Fälligkeit, offenem Betrag und der Mahnstufe, die nach den Einstellungen des Betriebs fällig wäre. Für „wer schuldet mir noch Geld?" und die Vorbereitung eines Mahnlaufs.

Beantwortet für einen konkreten deutschen Betrieb, ab wann er E-Rechnungen ausstellen muss und was für den Empfang gilt – mit Datum und Paragraf (§ 27 Abs. 38 UStG, § 34a UStDV).

Prüft die Angaben einer Rechnung gegen § 14 UStG – auch für eine Rechnung aus Word oder einem PDF ohne Datensatz. Meldet je Pflichtangabe, ob sie vorhanden ist, und berücksichtigt Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV), Kleinunternehmer (§ 19) und Reverse Charge (§ 13b).

Holt eine Fassung einer erzeugten Rechnung. WICHTIG: „zugferd" ist die E-Rechnung ALS PDF – ein PDF/A-3 mit eingebettetem Rechnungsdatensatz, das Menschen lesen und Maschinen verarbeiten können. „pdf" ist nur das Sichtdokument OHNE Datensatz und damit keine E-Rechnung. Wer eine „saubere E-Rechnung als PDF" oder ein „PDF/A" will, nimmt zugferd. Nur bei xrechnung kommt der Inhalt mit; PDFs gibt es als Link, weil ein PDF als Base64 im Gespräch niemandem nützt.

Erzeugt eine geprüfte E-Rechnung (XRechnung, PDF, ZUGFeRD) im verbundenen Betrieb. Absender, Rechnungsnummer und Zahlungsziel kommen aus dem Betrieb. Gleiche bestellnummer = gleiche Rechnung (Idempotenz): Ein wiederholter Aufruf legt KEINE zweite Rechnung an. Zählt gegen das Monatskontingent des Tarifs.

Liest den Datensatz einer XRechnung oder eines ZUGFeRD-PDF und gibt Absender, Empfänger, Positionen, Beträge, Fälligkeit und Bankverbindung strukturiert zurück – ohne die Datei zu speichern.

Prüft eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF mit dem vollständigen Normprüfer (EN 16931 + KoSIT-Regeln) und liefert jeden Verstoß mit Regel-ID und Klartext. Die Datei wird nicht gespeichert; sie existiert nur für die Dauer der Prüfung. Zu jeder Regel-ID gibt es eine Erklärseite unter https://rechnungslotse.de/fehler/<regel-id>.

Listet Rechnungen des verbundenen Betriebs – nach Zustand, Zeitraum oder Suchbegriff (Nummer oder Empfängername). Jede Zeile trägt den offenen Betrag und ob sie überfällig ist. Für Fragen wie „welche Rechnungen sind noch offen?" oder „was habe ich der Müller GmbH im Juli berechnet?".

Rechnet für einen Zeitraum die Netto- und Steuerbeträge je Steuersatz aus den Ausgangsrechnungen zusammen, mit ELSTER-Kennziffern. Ob nach Rechnungsdatum (Soll) oder Zahltag (Ist) gerechnet wird, entscheidet der hinterlegte Status des Betriebs. Enthält KEINE Vorsteuer und keine Korrekturen aus Vormonaten – es ist eine Aufstellung, keine fertige Voranmeldung.

Verbucht einen Geldeingang auf eine Rechnung. Ohne Betrag gilt der offene Rest, ohne Datum der heutige Tag. Deckt der Betrag den Rest, wird die Rechnung als bezahlt geführt. Eine Überzahlung wird abgewiesen – dafür gehört eine Gutschrift erstellt.